El control de costos en un restaurante no empieza con una hoja de cálculo. Empieza con una pregunta incómoda, por qué este mes vendiste más y te quedó lo mismo que el anterior.
Rara vez la respuesta es un gasto grande que se ve de lejos. La plata se va en fugas pequeñas que nadie mide, como una porción generosa, una caja de tomates que se pudre o un proveedor que subió el precio sin avisar.
Qué costos entran en el control de un restaurante
Antes de buscar fugas conviene ordenar la casa. Estos son los grupos que casi cualquier restaurante tiene, así no todos pesen igual.
- Insumos, es decir, todo lo que entra en un plato o en un trago.
- Nómina, con turnos extra, prestaciones y lo que pagas por día.
- Arriendo, servicios públicos, gas e internet.
- Comisiones de las plataformas de domicilio y de los medios de pago.
- Desechables, aseo, mantenimiento y los gastos pequeños que salen del cajón.
Los insumos y las comisiones se mueven con la venta. El arriendo no, y buena parte de la nómina tampoco. Por eso un buen control de costos y gastos los mira por separado. Los primeros se controlan plato por plato, mientras que los segundos se negocian o se ajustan una vez al mes.
Dónde están las fugas de dinero
En el control de costos de un restaurante, las fugas casi siempre están en los costos variables, porque ahí nadie firma nada. Estas son las que más conviene revisar primero.
Porciones que nadie pesa
Si cada cocinero sirve a su manera, el costo del plato cambia según el turno. Por ejemplo, 20 gramos de más de un queso de $ 30.000 el kilo son $ 600 por plato. En 60 platos al día, son $ 36.000 diarios, y en un mes de 26 días de servicio llegan a $ 936.000.
La solución es una receta estándar con gramos y foto para cada plato, y una gramera a la vista en la cocina.
Merma que no queda anotada
Lo que se cae, se quema, se vence o se devuelve también costó plata. Si no se anota, desaparece de las cuentas y parece un robo o un error de conteo. Anótala con su motivo, aunque sea en un cuaderno al lado de la nevera, y mira cada semana qué se repite. Aquí te contamos cómo medir la merma sin volverlo un trabajo aparte.
Compras sin comparar precios
Cuando falta algo a media tarde, alguien sale a comprarlo en la tienda de la esquina y paga más. Ese sobrecosto no queda anotado en ninguna parte. Lo mismo pasa cuando el proveedor sube el kilo y nadie compara la factura con la anterior.
Como referencia, el DANE publica en el SIPSA los precios mayoristas de productos agroalimentarios, con boletines diarios, semanales y mensuales. No es el precio que te da tu proveedor, pero te ayuda a saber si algo subió en el mercado o solo en tu factura.
Precios de carta con costos viejos
La carta se arma con un cálculo que alguien hizo una vez. Luego suben la carne, el aceite y los empaques, y el precio sigue igual. El plato estrella se vende todos los días y cada vez deja menos. Revisa el food cost de tus platos cada vez que cambie una compra importante, no una vez al año.
Descuentos, cortesías y anulaciones sin firma
Una cortesía para un cliente de la casa está bien. Diez a la semana sin que nadie sepa quién las dio ya no son cortesías, son una fuga. Lo mismo vale para las anulaciones después de que el plato salió de la cocina. Si no queda escrito quién autorizó cada una, al final del mes nadie puede explicar la diferencia.
Comisiones que no se restan de la venta
Un pedido por plataforma entra por un valor y a tu cuenta llega otro. Si miras la venta bruta, crees que el domicilio deja lo mismo que la mesa. Para saber tu costo real por canal, resta la comisión de cada pedido. Aquí explicamos cuánto te deja cada plataforma y cómo leer la liquidación.
Cómo hacer el control de costos en un restaurante paso a paso
No necesitas un contador de tiempo completo para llevar el control de costos de tu restaurante. Necesitas una rutina corta que se cumpla todas las semanas.
- Separa los costos de insumos de los gastos fijos, cada uno con su categoría.
- Haz la receta de los platos que más vendes y de los que llevan los insumos más caros.
- Registra cada compra con su precio, aunque sea la de la tienda de la esquina.
- Anota la merma todos los días, con lo que se perdió y por qué.
- Cuenta el inventario al cierre de cada mes, por zonas y sin cerrar el local.
- Compara lo que las recetas dicen que se gastó contra lo que de verdad salió de la bodega.
- Decide con esa diferencia si subes un precio, ajustas una porción o cambias de proveedor.
El paso seis es el que más enseña. Por ejemplo, si las recetas dicen que gastaste $ 18.000.000 en insumos y del inventario salieron $ 20.000.000, esos $ 2.000.000 de diferencia son tu fuga del mes. Después se trata de ver dónde está, y la lista de arriba es un buen lugar para empezar a buscar.
Los costos de un restaurante se controlan mejor conectados
El problema de hacerlo a mano no es la cuenta, es que la información vive en partes separadas. La venta está en la caja, las compras en un cuaderno y las recetas en la cabeza del cocinero. Así, el control de costos del restaurante se atrasa en la primera semana movida.
En costos y márgenes de Klave, cada venta descuenta los insumos de su receta y cada compra recalcula el costo de los platos que usan ese insumo. Además, la merma registrada pesa en el costo del período y cada canal de venta lleva su comisión, así ves lo que te queda de verdad.
Para las fugas de la caja, en caja y equipo los descuentos, las cortesías y las anulaciones piden el PIN de un supervisor, y queda firmado quién aprobó y a qué hora. También puedes anotar los gastos por categoría, con aviso de vencimiento para no pagar recargos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre control de costos y control de gastos?
En el día a día se usan casi como sinónimos. Cuando se separan, los costos van ligados a lo que vendes, como los insumos de cada plato, y los gastos sostienen el negocio aunque no vendas, como el arriendo. En un restaurante conviene llevar los dos, pero por separado.
¿Cada cuánto revisar los costos de un restaurante?
Las compras y la merma, cada semana. El inventario y la comparación entre el costo teórico y el real, cada mes.
¿Sirve una hoja de cálculo para el control de costos?
Sirve para empezar. El problema llega cuando hay que actualizarla a mano con cada compra y cada venta, porque ahí se atrasa y deja de decir la verdad.
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