Términos y Condiciones de Uso

1. Definiciones

• Plataforma o Klave. Software como servicio (SaaS) para gestión gastronómica.
• Operador. Persona natural o jurídica que se registra y utiliza Klave para administrar su restaurante.
• Colaboradores. Empleados autorizados por el Operador (meseros, cajeros, cocina) que acceden a la Plataforma con credenciales propias.
• Cliente Final. Persona que consume en el restaurante del Operador y cuyos datos eventualmente se registran en Klave.
• Contenido del Operador. Menú, productos, fotos, precios, mesas, configuración, transacciones y demás información cargada por el Operador.

2. Objeto y alcance del Servicio

Klave es una plataforma SaaS con la que el Operador puede

• Gestionar mesas, áreas, menú, categorías y productos.
• Tomar pedidos en mesa, enviar a cocina y operar el flujo de servicio.
• Cobrar cuentas y registrar pagos (efectivo, tarjeta, transferencia, crédito).
• Llevar inventario, recetas, compras, traslados y producción.
• Administrar clientes y un programa de fidelización.
• Generar reportes operativos, financieros y de auditoría.
• Operar un menú público con código QR para los Clientes Finales.

Klave NO actúa como pasarela de pagos. Los cobros entre el restaurante y sus Clientes Finales se realizan con los medios del Operador (efectivo, datáfono propio, billetera digital, etc.), y Klave se limita a registrar el método y el valor declarados. Si el Operador activa los pagos en línea, estos se procesan en su propia cuenta de Wompi y el dinero llega directamente a esa cuenta, sin pasar por Klave.

3. Registro y cuenta

• El Operador es responsable de la veracidad y exactitud de la información de registro.
• Las credenciales de cada usuario (dueño, cajero, mesero, cocina) son personales e intransferibles.
• El Operador es responsable de las acciones realizadas en su cuenta y en las cuentas de sus Colaboradores.
• Si el Operador detecta uso no autorizado, debe notificarlo de inmediato al correo hola@klavepos.com.
• El Operador se obliga a mantener actualizados sus datos de contacto.

4. Planes, precios y pagos

Los planes, sus precios y lo que incluye cada uno se publican en la página de precios de Klave. El precio mensual del Operador es la suma de su plan, los complementos que tenga activos y las sedes adicionales, menos los descuentos vigentes. Los servicios que se cobran por consumo (como mensajes de WhatsApp o documentos de facturación electrónica) se liquidan aparte.

Los precios están en pesos colombianos e incluyen el IVA. GRUPO KLAVE S.A.S. es responsable del impuesto sobre las ventas (IVA).

• Prueba gratis. La cuenta nueva tiene un periodo de prueba sin costo. Si el Operador registra un método de pago durante la prueba, el primer cobro se hace el día en que la prueba termina.
• Renovación automática. La suscripción se renueva cada mes (o cada año, si el Operador eligió pago anual) y se cobra de forma automática al método de pago registrado, sin necesidad de una nueva autorización, hasta que el Operador la cancele.
• Método de pago. Los cobros se procesan a través de Wompi (Bancolombia). Klave no almacena los datos de la tarjeta ni de la cuenta, y solo conserva la marca y los últimos cuatro dígitos para identificarla. El Operador puede cambiar su método de pago en cualquier momento desde Configuración.
• Cobro rechazado. Si un cobro es rechazado, Klave lo intentará de nuevo una vez al día y avisará al Operador. Si pasados tres (3) días desde el primer rechazo no se logra el pago, la cuenta se suspende. La información se conserva completa, pero no se pueden tomar pedidos ni cobrar hasta que se apruebe el pago, momento en el que la cuenta se reactiva.
• Sin permanencia. No existe cláusula de permanencia mínima ni penalidad por terminación anticipada.
• Cancelación. El Operador puede cancelar su suscripción en cualquier momento escribiendo a hola@klavepos.com o por los canales de soporte. Desde ese momento no se hacen más cobros, y la cuenta sigue funcionando con normalidad hasta el último día del periodo ya pagado, sea mensual o anual. El tiempo que quede de ese periodo no se reembolsa.
• Cambios de precio. Klave avisará cualquier cambio de precio al correo registrado por el Operador con al menos treinta (30) días de anticipación. El nuevo precio aplica desde el primer cobro posterior a ese plazo. Si el Operador no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha y no se le cobrará el nuevo precio.

5. Uso aceptable

El Operador y sus Colaboradores se obligan a

• No utilizar la Plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o no autorizadas.
• No intentar acceder a datos o cuentas de otros Operadores.
• No realizar ingeniería inversa, descompilación ni copia del código fuente.
• Respetar la propiedad intelectual de Klave y de terceros.
• No subir contenido ofensivo, ilegal, difamatorio o que vulnere derechos de terceros.
• No utilizar la Plataforma de forma que pueda dañar, sobrecargar o deshabilitar los servidores o redes.
• No intentar eludir las medidas de seguridad ni los controles de acceso por rol.

El incumplimiento podrá dar lugar a la suspensión inmediata del Servicio sin previo aviso y a la terminación de la cuenta.

6. Propiedad de los datos del Operador

• El Contenido del Operador (menú, ventas, clientes, inventario, etc.) es de propiedad del Operador.
• Klave almacena y procesa dicho Contenido únicamente para prestar el Servicio.
• El Operador puede exportar sus datos en cualquier momento desde la Plataforma (CSV o PDF).
• Al terminar la relación contractual, los datos del Operador se conservan durante noventa (90) días, en los que puede solicitarlos o descargarlos. Pasado ese plazo se eliminan de forma definitiva, salvo obligaciones legales de conservación.

7. Datos de Clientes Finales

El Operador es el Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus Clientes Finales que registre en la Plataforma. Klave actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, conforme a la Ley 1581 de 2012.

El Operador se obliga a obtener la autorización previa, expresa e informada de cada Cliente Final antes de registrarlo en Klave, y a cumplir con todas las obligaciones que la normativa colombiana le impone como Responsable.

8. Propiedad intelectual

Klave (incluyendo, sin limitarse a, el código fuente, diseño, marca, logotipo, interfaces, documentación, la propia plataforma y los contenidos del sitio web klavepos.com, como textos, guías y e-books) es propiedad exclusiva de GRUPO KLAVE S.A.S. o de quienes le han licenciado sus derechos.

Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al Operador, salvo una licencia de uso temporal, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar la Plataforma conforme a estos Términos. Los contenidos del sitio web se pueden leer, descargar y compartir citando a Klave como fuente, pero no se pueden vender ni publicar como propios.

9. Disponibilidad del Servicio

Klave hará su mejor esfuerzo razonable para mantener el Servicio disponible de forma continua, pero NO garantiza una disponibilidad ininterrumpida. Pueden producirse interrupciones por mantenimiento programado, eventos de fuerza mayor, caso fortuito, fallos de proveedores externos (Internet, Vercel, Supabase) o causas ajenas al control razonable de Klave.

En la medida de lo posible, Klave avisará con anticipación de las ventanas de mantenimiento programadas.

10. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana se aplican las siguientes reglas.

• Klave no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de datos no atribuible a falla grave o dolo de Klave, ni perjuicios morales o consecuenciales.
• La responsabilidad total acumulada de Klave frente al Operador, por cualquier causa, no excederá el equivalente a las sumas efectivamente pagadas por el Operador a Klave durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación. En caso de Servicio gratuito, la responsabilidad se limita a cero pesos colombianos (COP 0).
• El Operador reconoce que es responsable del uso operativo correcto del Servicio, lo que incluye registrar fielmente pedidos, cobros y movimientos y cumplir sus obligaciones tributarias (DIAN), de facturación electrónica, sanitarias (INVIMA) y demás aplicables a su negocio.

Lo anterior no aplica frente a perjuicios causados por dolo o culpa grave de Klave, ni en aquellos casos en que la ley imperativa colombiana no permita limitación.

11. Indemnidad

El Operador se obliga a mantener indemne a Klave, sus directivos, empleados y representantes, frente a cualquier reclamación, demanda, sanción o perjuicio (incluyendo costas y honorarios razonables de abogados) derivado de las siguientes situaciones.

• El uso indebido o ilícito de la Plataforma por parte del Operador o sus Colaboradores.
• El incumplimiento de las obligaciones del Operador frente a sus Clientes Finales.
• La violación de derechos de terceros (propiedad intelectual, intimidad, etc.) mediante la Plataforma.
• El incumplimiento de las obligaciones tributarias, sanitarias o regulatorias del Operador.

12. Terminación

• El Operador puede terminar su uso del Servicio en cualquier momento, dando aviso al correo hola@klavepos.com.
• Klave podrá suspender o terminar el Servicio dando aviso previo razonable, salvo en casos de incumplimiento grave de estos Términos, uso ilícito, riesgo de seguridad o requerimiento de autoridad, eventos en los cuales la suspensión podrá ser inmediata.
• Al terminar, el Operador conserva el derecho a descargar sus datos durante noventa (90) días, según la sección 6.

13. Privacidad y datos personales

El Tratamiento de los datos personales de Operadores, Colaboradores, Clientes Finales y visitantes del sitio web se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Klave, que forma parte integral de estos Términos. Esa política también explica las cookies y las herramientas de medición y marketing que usa el sitio web.

14. Modificaciones

Klave podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en esta misma dirección con la nueva fecha de actualización y entrarán en vigencia desde su publicación, salvo los cambios de precio, que se rigen por el aviso de treinta (30) días de la sección 4. El uso continuado del Servicio constituye aceptación. Si el Operador no está de acuerdo con una modificación, puede terminar el Servicio.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se someterá a la jurisdicción de los jueces competentes de Medellín, Colombia, salvo que las partes acuerden someterla a arbitraje conforme a la Ley 1563 de 2012.

16. Aviso legal

El Servicio se ofrece «tal cual» y «según disponibilidad». Klave NO constituye asesoría legal, contable, tributaria ni sanitaria, y lo mismo aplica a las guías, artículos y e-books del sitio web, que son informativos. El Operador es el único responsable de cumplir con la normativa aplicable a su negocio, incluida, entre otras, la facturación electrónica DIAN, las obligaciones tributarias, las normas sanitarias INVIMA, las normas laborales y demás regulación sectorial.

17. Disposiciones varias

• Cesión. El Operador no puede ceder sus derechos sin consentimiento previo y escrito de Klave.
• Independencia de cláusulas. Si alguna disposición se declara nula, las demás continuarán vigentes.
• Comunicaciones. Las comunicaciones oficiales se realizarán al correo registrado por el Operador y a hola@klavepos.com.
• Acuerdo completo. Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

18. Contacto

Para cualquier consulta o notificación relacionada con estos Términos, estos son nuestros datos.

Razón social

GRUPO KLAVE S.A.S.

NIT

902.105.688-0

Correo

hola@klavepos.com

Dirección

CRA 90 #40-36, Medellín, Colombia

Teléfono

+57 305 364 0317