Saber cómo montar un restaurante en Colombia no empieza por la carta ni por el nombre del local. Empieza por dos listas. La primera tiene los papeles que te pide la ley. La segunda tiene los números que vas a mirar cada noche, porque un negocio puede estar al día con la alcaldía y aun así perder plata en cada plato.
Esta guía junta las dos. Primero van los requisitos para abrir un restaurante, revisados en la norma y con su enlace. Después va lo que conviene controlar desde la primera venta, que es cuando se arman las costumbres del equipo.
Requisitos para abrir un restaurante en Colombia
La regla general está en el artículo 87 de la Ley 1801 de 2016. Para un restaurante, esa norma pide tres cosas antes de abrir. El uso del suelo debe permitir la actividad en esa dirección, la matrícula mercantil debe estar vigente y la apertura se le comunica a la estación de Policía del sector.
Ya abierto, la misma norma te pide respetar horarios y niveles de ruido, cumplir las condiciones sanitarias y de seguridad, y no hacer una actividad distinta a la registrada. Si pones música, también debes tener al día el pago de derechos de autor. Además, el parágrafo 2 dice que ninguna autoridad puede exigir licencias o permisos de funcionamiento que no estén en la ley. Así que, si te piden un papel raro, pregunta en qué norma está.
Matrícula mercantil y RUT
La matrícula se hace en la Cámara de Comercio que corresponde al lugar donde queda el local. Según el Código de Comercio, la pides dentro del mes siguiente a la apertura del establecimiento y la renuevas cada año, en los tres primeros meses. Para ese trámite necesitas el RUT, que es el registro tributario de la DIAN. Si eres persona natural, la DIAN tiene un paso a paso para diligenciar el pre-RUT con la opción de Cámara de Comercio.
Uso del suelo, antes de firmar el arriendo
Este es el requisito que más duele cuando se deja para el final. El uso del suelo depende de la ubicación, así que un local con buena pinta puede no servir para cocinar y vender comida. En Bogotá, por ejemplo, la Alcaldía explica que el concepto se pide en las curadurías urbanas y que se consulta en línea en la Secretaría Distrital de Planeación. Revísalo antes de firmar el contrato y de pagar la obra.
Concepto sanitario y manipuladores de alimentos
La norma sanitaria que te aplica es la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud. Ahí el concepto sanitario es el que emite la autoridad sanitaria después de inspeccionar el establecimiento, y puede salir favorable o desfavorable. También te obliga a inscribir el negocio ante la autoridad sanitaria competente.
Con el equipo de cocina hay dos obligaciones que se olvidan. Cada manipulador necesita un certificado médico de aptitud, con reconocimiento por lo menos una vez al año. Además, la empresa debe tener un plan de capacitación en manipulación de alimentos de por lo menos 10 horas al año.
Bomberos, música e impuestos
En Bogotá, la misma página de la Alcaldía suma el concepto técnico de Bomberos, el concepto sanitario de la Secretaría Distrital de Salud y el pago de derechos de autor si usas música. Varios de esos documentos se renuevan cada año. Si vas a montar tu restaurante en otra ciudad de Colombia, pregunta en la alcaldía cuáles aplican.
Con los impuestos, siéntate con un contador desde el principio. El servicio de restaurante tiene impuesto nacional al consumo del 8 %, según el artículo 512-9 del Estatuto Tributario. Sin embargo, no eres responsable de ese impuesto si eres persona natural, tienes un solo local y tus ingresos del año anterior por la actividad fueron inferiores a 3.500 UVT.
Montar el restaurante con el costo de cada plato claro
Con los papeles listos, el riesgo de montar un restaurante en Colombia cambia de lugar. Ya no es la multa, sino vender mucho y ganar poco. Y eso suele venir de un precio que salió de mirar al vecino y no del costo del plato.
Antes de abrir, escribe la receta estándar de cada plato, con gramos y no con «un puñado». Con eso sacas el food cost. Por ejemplo, si una bandeja cuesta $ 9.800 en insumos y la vendes en $ 28.000, el insumo se lleva el 35 % del precio. Luego sube la carne, nadie actualiza la cuenta y ese porcentaje crece sin que lo veas.
Haz la misma cuenta con el mes completo. Por ejemplo, si vendes $ 30.000.000 y se van $ 10.500.000 en insumos, $ 8.400.000 en nómina y $ 5.200.000 en arriendo y servicios, te quedan $ 5.900.000. Ese es el número que importa, no la venta.
Por eso en costos y márgenes de Klave la receta queda cargada y cada compra recalcula el costo de los platos que usan ese insumo. Así, el margen por plato que ves está con los precios de tu última compra y no con los del día que abriste.
Caja y equipo, lo primero que se desordena
El primer mes todo pasa por tus manos. Luego contratas un cajero, abres el turno de la noche y dejas de estar en todos los cierres. Ahí aparece el descuadre que nadie sabe explicar.
Haz el arqueo de caja a mitad de turno y no solo al cierre. Decide quién puede anular, descontar o dar cortesías. Además, deja la propina separada de la venta, para repartirla sin inflar tus ingresos.
Para eso sirve la caja de Klave. Los arqueos se hacen sin cerrar la caja, los descuentos y anulaciones piden PIN de supervisor, y cada usuario entra solo a lo que le corresponde.
Inventario que se descuenta con la venta
Si cuentas la bodega una vez por semana, pasas seis días vendiendo a ciegas. El inventario debería moverse con cada plato vendido, porque la receta ya dice qué lleva. Define también un mínimo por insumo, para pedir antes de quedarte sin queso en pleno servicio.
Abrir un segundo restaurante en Colombia sin soltar el primero
Lo que funcionaba con el dueño en el salón deja de funcionar cuando el dueño está en la otra sede. Por eso, antes de abrir un segundo local, los números del primero tienen que salir sin ti. Si el cierre depende de que tú cuentes la plata, espera.
La parte legal se repite. La apertura de cada establecimiento de comercio se inscribe en el registro mercantil, y el uso del suelo se revisa para la nueva dirección. En la operación, cada sede debería llevar su caja y su bodega, con un cierre que las sume. Revisa cada lunes unos pocos indicadores de gestión, como ventas, food cost y descuadres. En el plan Pro sumas sedes adicionales, con traslados de insumos entre ellas.
Los papeles se renuevan una vez al año y los números se miran cada noche. Prueba Klave 7 días gratis y sin tarjeta, y cierra tu primera caja sabiendo cuánto te quedó.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para montar un restaurante en Colombia?
Para montar un restaurante en Colombia necesitas, como base, un uso del suelo que permita la actividad, matrícula mercantil vigente, RUT y la comunicación de apertura a la Policía. Además, cumplir las condiciones sanitarias de la Resolución 2674 de 2013 y, según la ciudad, conceptos como el de Bomberos.
¿Cada cuánto se renueva la matrícula mercantil?
Cada año, dentro de los tres primeros meses. La primera matrícula se pide dentro del mes siguiente a la apertura del establecimiento.
¿Los cocineros necesitan certificado médico?
Sí. Todo manipulador de alimentos debe tener una certificación médica de aptitud, y el reconocimiento se hace por lo menos una vez al año.
¿Cuánto impuesto al consumo cobra un restaurante en Colombia?
La tarifa es del 8 % sobre el consumo. Pero si eres persona natural, con un solo local e ingresos del año anterior por la actividad inferiores a 3.500 UVT, no eres responsable. Confírmalo con tu contador antes de armar la carta.