El inventario físico de un restaurante es contar con la mano lo que de verdad hay en la bodega, la nevera y la barra. Suena sencillo. El lío es que muchos lo hacen de la peor forma, un domingo, con el local cerrado y el equipo cansado.
Aquí te cuento cómo contarlo por zonas, sin cerrar, y qué hacer con la diferencia cuando el número no cuadra.
Qué es el inventario físico de un restaurante
En la práctica manejas dos inventarios. El teórico es lo que debería haber según lo que compraste y lo que vendiste. El físico es lo que encuentras cuando abres la nevera y pesas el pollo. Por eso, en el inventario físico de un restaurante no se supone nada, se cuenta.
La diferencia entre los dos es lo que te interesa. Si el sistema dice que hay 10 kilos de queso y cuentas 8,8, faltan 1,2 kilos que alguien tiene que explicar. Puede ser merma, porciones más grandes que la receta o un error al registrar la compra.
Si llevas el control en una hoja de cálculo, lee por qué el inventario de restaurante no debería ser una foto del pasado.
Por qué contar todo el domingo sale caro
Contar la bodega completa de una sola vez trae tres problemas. Primero, obliga a cerrar o a pagar horas extra. Luego, el cansancio hace que se cuente mal, y un conteo malo es peor que ninguno. Por último, lo que descubres el domingo pasó durante seis días y ya no tiene arreglo.
Además, cuando el conteo es una tortura, se aplaza. Y un inventario que se hace cada mes, o cuando alguien se acuerda, llega tarde a todo.
Cómo hacer el inventario físico de un restaurante sin cerrar
La idea es partir el conteo en pedazos pequeños que quepan en la operación normal. Así nadie tiene que quedarse hasta la medianoche con una libreta en la mano.
Divide el local en zonas
Arma zonas que tengan sentido para tu cocina, por ejemplo la nevera, el congelador, la bodega seca, la barra y los desechables. Cada zona lleva su propia lista de insumos, en el mismo orden en que están los estantes. De esa forma el que cuenta no salta de un lado a otro ni cuenta dos veces lo mismo.
Cuenta en la hora muerta
Todo restaurante tiene una franja floja. Puede ser a media tarde, entre el almuerzo y la comida, o a primera hora antes de abrir. Una nevera ordenada se cuenta en un rato corto. Si cada día cuentas una zona distinta, en una semana recorres todo el local sin parar la venta.
Congela los movimientos de esa zona
Mientras cuentas una zona, nadie saca nada de ahí sin avisar. Si la cocina necesita algo, lo anota y ese insumo se resta del conteo. Tampoco recibas al proveedor en esa zona hasta terminar, porque la compra que entra a mitad de conteo lo descuadra todo.
Cuenta a ciegas y en la unidad de la receta
El que cuenta no debería ver lo que dice el sistema, porque sin querer redondea hacia ese número. Mejor que anote lo que encuentra y compare después. Usa también la misma unidad en que descuentas. Si la receta gasta gramos de queso, cuenta en gramos o en kilos, no en bloques.
Qué hacer con la diferencia del conteo
Contar es la mitad del trabajo. La otra mitad es explicar por qué el número no cuadra. Por ejemplo, en el conteo de la nevera de un martes faltan 1,2 kilos de mozzarella, 900 gramos de pechuga y 400 gramos de tocineta. A precio de compra, eso suma $ 69.900 en una sola zona.
Antes de culpar a alguien, revisa en este orden.
- Compras mal registradas, como la factura que entró con otra cantidad.
- Merma sin anotar, como el pollo que se dañó o el queso que se cayó.
- Porciones servidas más grandes que la receta estándar.
- Ventas que no descontaron, como cortesías o platos que salieron sin cobrarse.
- Solo al final, pérdidas que nadie sabe explicar.
Lo que no se explica se registra como ajuste, con su motivo. Así el inventario teórico vuelve a arrancar desde lo que de verdad hay, y la diferencia queda escrita en vez de escondida. Si esas fugas se repiten cada semana, vale la pena revisar el control de costos completo.
Cada cuánto hacer el inventario físico del restaurante
No todo se cuenta con la misma frecuencia. Lo caro y lo que se pierde fácil merece más atención que la sal o las servilletas. Una rutina razonable podría ser esta.
- Proteínas, quesos y licores, varias veces por semana.
- Verduras, frutas y lácteos, cada semana, porque se dañan rápido.
- Abarrotes y desechables, cada quince días o cada mes.
Si el inventario físico de un restaurante se hace por zonas, estas frecuencias caben en la semana sin que nadie lo sienta. Lo importante es que el conteo sea una rutina y no un evento.
Cómo ayuda un sistema en el conteo de inventario
Cuando las ventas descuentan los insumos por receta, el inventario teórico está al día en todo momento. Entonces el conteo no tiene que reconstruir la semana. Solo compara.
En el inventario de Klave, cada plato vendido baja del stock los insumos de su receta. Los conteos se hacen por zonas y mientras operas, y la diferencia entre lo que debería haber y lo que hay queda registrada como ajuste. También registras la merma con su motivo, para que pese en el costo del período.
Además, defines un mínimo para cada insumo y Klave avisa antes de que se acabe, con el proveedor al lado en compras y proveedores.
Errores comunes en el inventario de cocina
- Contar mientras el proveedor descarga en la misma zona.
- Mezclar unidades, como bultos en la bodega y gramos en la receta.
- Pasar por alto las fechas. La Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud pide llevar control de primeras entradas y primeras salidas al almacenar alimentos, así que el conteo es buen momento para pasar lo viejo adelante.
- Ajustar el sistema al conteo sin anotar el motivo.
- Dejar que cuente siempre la misma persona que maneja la bodega.
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre inventario físico y teórico en un restaurante?
El teórico es lo que debería haber según compras y ventas. En cambio, el físico es lo que cuentas en la bodega. La diferencia entre los dos muestra merma, errores de registro o porciones mal servidas.
¿Quién debe hacer el conteo de inventario?
Lo ideal son dos personas, una que cuenta y otra que anota. Conviene que no sea solo quien maneja la bodega, porque así el conteo sirve también de control.
¿Se puede hacer el inventario físico de un restaurante sin cerrar?
Sí. Se cuenta por zonas, en la hora de menos movimiento, y mientras tanto nadie saca insumos de la zona que se está contando. En una semana recorres todo el local sin parar la venta.