El arqueo de caja es contar el efectivo del cajón y compararlo con lo que el sistema dice que debería haber. Suena simple, pero en un restaurante con la fila llena es lo primero que se deja para después. Y cuando por fin cuentas, a medianoche, ya nadie se acuerda de nada.
Si alguna vez cerraste el turno con cuarenta mil pesos menos y sin ninguna explicación, esto es para ti. Aquí va cómo hacer el cuadre de caja diario, qué debe llevar tu formato y qué hacer cuando la plata no aparece.
Qué es un arqueo de caja y en qué se diferencia del cierre
El cierre pasa una sola vez, cuando termina el turno. El arqueo, en cambio, lo puedes hacer las veces que quieras, incluso con el servicio andando. Por eso sirve más. Un descuadre que encuentras a las nueve de la noche sí tiene explicación, porque el cajero se acuerda del vuelto y el mesero sigue en el salón.
En la práctica, el arqueo responde tres preguntas. Cuánta plata debería haber, cuánta hay de verdad y por qué no coinciden. Si solo contestas las dos primeras, tienes un número. Si contestas la tercera, tienes control.
Cuándo hacer el arqueo de caja
No hay una regla fija, aunque sí hay momentos que funcionan mejor. Estos son los que te recomiendo, sobre todo si tienes más de un cajero.
- Al abrir, para confirmar la base con la que arranca el turno.
- A mitad del servicio, cuando baja la fila y alguien puede contar sin afán.
- En cada cambio de cajero, porque cada persona responde por su tramo.
- Al cierre, como parte del cuadre de caja diario.
Si el local maneja mucho efectivo, un conteo sorpresa de vez en cuando también ayuda. No se trata de desconfiar del equipo. Más bien, se trata de que contar sea algo normal y no un castigo.
Cómo hacer un arqueo de caja paso a paso
Lo ideal es que siempre se haga igual, lo haga quien lo haga. Así los números de un día se pueden comparar con los del otro.
- Separa la base. Es la plata que dejaste al abrir para dar vueltas, y no cuenta como venta.
- Cuenta el efectivo por denominación, primero billetes y luego monedas. Anota cuántos hay de cada uno.
- Saca del sistema las ventas en efectivo del turno. Ojo, solo efectivo, porque tarjeta y transferencias se revisan aparte.
- Suma los ingresos y resta los retiros registrados, como la compra de hielo o el pago de un domicilio.
- Compara lo que debería haber con lo contado. La diferencia es tu sobrante o tu faltante.
- Revisa el cierre del datáfono y los pagos por Nequi, Daviplata o transferencia contra la app del banco.
- Deja el conteo firmado con nombre y hora, tanto de quien cuenta como de quien revisa.
Qué debe llevar tu formato de arqueo de caja
Da igual si es una hoja impresa o una pantalla. Un buen formato de arqueo de caja lleva la fecha, el turno, el nombre del cajero y la base inicial. Además, trae el conteo por denominación, las ventas en efectivo según el sistema, los retiros con su motivo y la diferencia final. Por último, deja un espacio para explicar esa diferencia, porque un número sin explicación no sirve de mucho.
Arqueo de caja, un ejemplo con números
Pongamos un caso de ejemplo. Un viernes abres con una base de $ 200.000. Durante el turno vendes $ 1.480.000 en efectivo, según el sistema. A mitad de noche sacas $ 85.000 para comprar hielo y limones, y lo dejas anotado.
Entonces, en el cajón debería haber $ 1.595.000. Cuentas y hay $ 1.571.000, así que faltan $ 24.000. No es una tragedia, pero tampoco es para ignorarlo. Si eso pasa tres veces por semana, al mes se acercan a $ 300.000 que se van sin nombre.
Las propinas en efectivo van aparte. Si se mezclan con la venta, el cajón siempre va a sobrar o faltar, y nunca sabrás si fue la propina o un error. Para repartirlas con reglas claras, lee la guía sobre la propina en Colombia y cómo repartirla.
Por qué no cuadra la plata del cajón
Antes de pensar en robo, revisa lo aburrido. Muchas veces la causa está en esta lista.
- Un vuelto mal dado en la hora pico.
- Una anulación o un descuento que se hizo sin dejar registro.
- Un pago con tarjeta o Nequi que alguien marcó como efectivo.
- Un retiro para una compra rápida que nadie anotó.
- Una propina que entró al cajón como si fuera venta.
- Una cortesía que salió de cocina y nunca pasó por caja.
Por eso los registros importan tanto. Cuando cada anulación y cada retiro quedan con nombre y hora, el descuadre deja de ser un misterio. Pasa a ser una lista corta de cosas por revisar.
Qué hacer cuando falta plata
Primero, repite el conteo con otra persona. Luego revisa los movimientos del turno, uno por uno, contra la lista anterior. Si encuentras la causa, anótala en el formato aunque sea pequeña.
Si no aparece, habla con el cajero sin acusar. Y antes de pensar en descontarle, conoce la norma. El artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo es claro. El empleador no puede descontar nada del salario sin una orden firmada por el trabajador para cada caso, o sin orden de un juez. Además, aunque exista esa orden escrita, sin orden judicial no se puede afectar el salario mínimo.
Lo que sí puedes hacer es mejorar el proceso. Conteos más seguidos, una sola persona por cajón y permisos para anular hacen que el siguiente faltante sea más fácil de explicar. Si tienes dudas con un caso puntual, consúltalo con un abogado laboral.
Cómo se lleva el arqueo en Klave
En la caja de Klave cuentas el efectivo a mitad de turno sin cerrar, y el sistema te dice cuánto debería haber en ese momento. Los retiros, los ingresos y la base quedan registrados con su motivo y su responsable. Además, la propina va aparte de la venta, así que no infla tus ingresos ni descuadra el cajón.
Los descuentos y las anulaciones pueden pedir un PIN de supervisor, y queda firmado quién aprobó. Como la caja recibe las ventas del punto de venta, no tienes que sumar nada a mano. Al final, el turno entra a los reportes con su cierre. Y si se cae la red en plena noche, sigues cobrando, como explicamos en la guía del POS sin internet.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se hace un arqueo de caja?
Como mínimo, al cierre de cada turno. Si manejas mucho efectivo o tienes varios cajeros, suma un conteo a mitad de servicio y otro en cada cambio de persona.
¿Qué diferencia hay entre arqueo y cuadre de caja?
Mucha gente los usa como sinónimos. En la práctica, el arqueo es el conteo del efectivo contra lo que debería haber. El cuadre de caja diario va más allá, porque revisa también tarjetas, transferencias, gastos y propinas del día.
¿Puedo descontarle un faltante al cajero?
Según el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo, no sin una autorización escrita del trabajador para ese caso o una orden judicial. Incluso con la autorización, sin orden de un juez no puedes afectar el salario mínimo.
¿Qué es la base de caja?
Es el efectivo con el que abres el turno para dar vueltas. La cuentas al abrir, la restas al hacer el arqueo y nunca la sumas como venta.
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