Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

Razón social

GRUPO KLAVE S.A.S.

NIT

902.105.688-0

Dirección

CRA 90 #40-36, Medellín, Colombia

Correo electrónico

hola@klavepos.com

Teléfono

+57 305 364 0317

Sitio web

klavepos.com

GRUPO KLAVE S.A.S. inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio en los casos y plazos en que la norma lo exija.

2. Datos que se recogen en la plataforma

Para prestar el servicio, Klave recoge los siguientes datos.

• Cuenta del Operador del Restaurante. Nombre, correo, contraseña (cifrada con bcrypt), rol, organización, local y teléfono.
• Colaboradores del Operador. Nombre, correo y rol (mesero, cajero, cocina).
• Clientes Finales del Restaurante, registrados por el Operador en el programa de fidelización. Nombre, teléfono, correo (opcional), cumpleaños (opcional) y saldo de puntos.
• Datos transaccionales. Pedidos, productos, valores, métodos de pago, fechas y horas, propinas y descuentos.
• Datos de pago de la suscripción. Tipo de medio de pago, marca y últimos cuatro dígitos de la tarjeta o cuenta Nequi, correo de cobro e historial de cobros. Los datos completos de la tarjeta los recibe y guarda Wompi, y Klave nunca los conoce.
• Datos técnicos. Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, pantallas visitadas y errores de la aplicación, para fines de seguridad, soporte y mejora del servicio.

3. Datos que se recogen en el sitio web

Quien visita klavepos.com puede entregar datos de dos maneras.

• Al navegar. Páginas visitadas, tiempo en cada una, clics y desplazamiento, página o anuncio desde el que llegó, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo y ubicación aproximada (ciudad o país) derivada de la dirección IP. Se recogen con las cookies y herramientas descritas en la sección 4.
• Al escribirnos. El botón de WhatsApp, el formulario de contacto y el formulario de partners abren WhatsApp con un mensaje ya escrito. Klave recibe lo que la persona decida enviar, como nombre, negocio, tipo de negocio, ciudad, número de sedes, correo y teléfono. Quien pide la prueba gratis en el formulario de registro entrega el nombre del negocio, su nombre, correo, celular con WhatsApp, tipo de negocio y situación actual, y confirma su correo antes de recibir comunicaciones de Klave.

4. Cookies y herramientas de medición y marketing

Las cookies son pequeños archivos que el navegador guarda al visitar un sitio. klavepos.com usa cookies propias y de terceros para entender cómo se usa el sitio, mejorarlo y medir el resultado de su publicidad. Ninguna de estas herramientas recibe contraseñas ni datos de la operación de los restaurantes.

• Google Analytics 4 (Google LLC), instalado con Site Kit. Mide visitas, páginas vistas, origen del tráfico y eventos como clics en botones. Identifica el navegador con un código aleatorio y no con el nombre ni el correo de la persona.
• Microsoft Clarity (Microsoft Corporation). Genera mapas de calor y reproducciones de cómo se recorre el sitio (clics, desplazamiento y movimiento del puntero) para encontrar lo que confunde o no funciona. Oculta por defecto lo que se escribe en los campos de los formularios.
• Etiquetas de publicidad de Google Ads y de Meta (Facebook e Instagram). Cuando Klave hace campañas, miden qué anuncios traen visitas y registros y permiten mostrar anuncios de Klave a personas que ya visitaron el sitio.
• Botón de WhatsApp (Joinchat). Abre la conversación con Klave y cuenta cuántas veces se usa, sin guardar el contenido del mensaje.

Cada visitante puede borrar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador, instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics, ajustar sus preferencias de anuncios en Google y en la configuración de su cuenta de Meta, y pedir en cualquier momento que no se le envíen más mensajes comerciales. Si se bloquean estas cookies, el sitio sigue funcionando.

5. Finalidades del Tratamiento

• Prestar el servicio de software Klave al Operador del Restaurante (gestión de mesas, menú, pedidos, cocina, cobros, inventario, clientes y reportes).
• Permitir la operación del programa de fidelización (puntos y recompensas) por parte del Operador.
• Generar reportes, análisis estadísticos y métricas para el Operador.
• Mantener la seguridad de la plataforma (auditoría, prevención de fraude y respuesta a incidentes).
• Cumplir obligaciones legales (contables, tributarias y requerimientos de autoridad competente).
• Enviar comunicaciones administrativas sobre el Servicio (actualizaciones, mantenimientos y alertas de seguridad).
• Responder las solicitudes de demostración, contacto y partners que llegan desde el sitio web.
• Medir y mejorar el sitio web y la plataforma, y entender cómo llegan y qué buscan quienes los visitan.
• Enviar información comercial de Klave (novedades, contenidos, eventos y ofertas) por correo o WhatsApp a quien lo haya autorizado, con la opción de dejar de recibirla en cualquier momento.
• Medir el resultado de las campañas de publicidad y mostrar anuncios de Klave a quienes visitaron el sitio.

6. Autorización y base legal

El Tratamiento se realiza con base en (i) la autorización previa, expresa e informada del Titular, otorgada al registrarse y aceptar esta política, al enviar un formulario o escribirnos, o mediante conductas inequívocas como seguir navegando el sitio con las cookies habilitadas, conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013; (ii) la ejecución del contrato de prestación del servicio entre Klave y el Operador; y (iii) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

7. Derechos del Titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos.

8. Procedimiento para ejercer derechos (Habeas Data)

El Titular puede ejercer sus derechos escribiendo a hola@klavepos.com con el asunto «Habeas Data» e indicando su nombre completo y documento de identidad, la solicitud concreta (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria), la dirección física o electrónica donde quiere recibir la respuesta y los documentos que soporten la solicitud, si los hay.

Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) días hábiles más. En ambos casos, si hace falta la prórroga, se informa al Titular el motivo y la nueva fecha antes de que venza el primer plazo.

9. Encargados del Tratamiento

Klave utiliza los siguientes proveedores como Encargados del Tratamiento. Cada uno recibe solo los datos necesarios para la función que presta.

• Supabase Inc. Base de datos, autenticación de usuarios y almacenamiento de archivos (como fotos del menú y logos). Infraestructura sobre Amazon Web Services, en Estados Unidos.
• Vercel Inc. Alojamiento y entrega de la aplicación, y medición anónima de visitas y rendimiento (Vercel Web Analytics y Speed Insights). Estados Unidos.
• Hostinger International Ltd. Alojamiento del sitio web klavepos.com y, si alguien se suscribe, envío de correos con novedades de Klave. Chipre, con centros de datos en varios países.
• Brevo (Sendinblue SAS). Recibe los datos del formulario de prueba gratis del sitio web, envía el correo de confirmación y las comunicaciones de Klave a quien las autorizó. Francia.
• Wompi (Grupo Bancolombia). Procesa los cobros de la suscripción a Klave y guarda los datos de la tarjeta o cuenta Nequi del Operador. Cuando el Operador activa los pagos en línea con su propia cuenta de Wompi, también procesa los pagos de sus Clientes Finales. Colombia.
• Google LLC. Funciones de inteligencia artificial de la plataforma con Gemini (asistente, explicación de indicadores, sugerencias de precios y recetas, y lectura de fotos del menú), que reciben la información del negocio necesaria para cada consulta. También Google Analytics, Google Ads y las fuentes tipográficas del sitio web. Estados Unidos.
• Microsoft Corporation. Microsoft Clarity, para los mapas de calor y las reproducciones de navegación del sitio web. Estados Unidos.
• Meta Platforms, Inc. WhatsApp, por donde llegan los mensajes que se envían desde el sitio web; las etiquetas de publicidad de Facebook e Instagram cuando Klave hace campañas; y, solo si el Operador activa el módulo de WhatsApp con su propia cuenta, WhatsApp Business Platform para enviar a sus Clientes Finales los avisos del estado de su pedido. Estados Unidos.
• Resend. Envío de correos del servicio, como alertas al dueño, cierres de caja y avisos de inventario bajo. Recibe el correo del destinatario y el contenido del mensaje. Estados Unidos.
• PostHog, Inc. Analítica de uso de la aplicación (pantallas y acciones), sin grabación de sesiones. Estados Unidos.
• Functional Software, Inc. (Sentry). Registro de errores técnicos de la aplicación. Cuando ocurre un error puede guardar una reproducción de la sesión con todos los textos ocultos. Estados Unidos.
• OpenStreetMap Foundation. Muestra los mapas de ubicación y zonas de domicilio, y recibe la dirección IP del navegador al cargar el mapa. Reino Unido.
• GitHub, Inc. (Microsoft Corporation). Control de versiones del código fuente. No recibe datos personales de Operadores, Clientes Finales ni visitantes.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

Al utilizar los servicios mencionados en la sección anterior, parte de los datos personales se almacena y procesa fuera del territorio colombiano, principalmente en Estados Unidos de América, en la Unión Europea y, en el caso de los mapas, en el Reino Unido. Esta transmisión se realiza con base en la autorización del Titular y bajo garantías contractuales de niveles de seguridad equivalentes a los exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y Circular Externa 002 de 2015 de la SIC).

11. Conservación de los datos

Los datos de la plataforma se conservan mientras la cuenta del Operador esté activa y durante noventa (90) días más contados a partir de la terminación de la cuenta. Pasado ese plazo se eliminan, salvo obligaciones legales de conservación, como los soportes contables y tributarios, que deben conservarse por diez (10) años.

Los datos de navegación del sitio web se conservan durante el plazo que fija cada herramienta, que en Google Analytics y Microsoft Clarity no supera catorce (14) meses. Los datos de quien pidió una demostración o autorizó recibir información comercial se conservan mientras exista esa relación o hasta que pida su supresión.

El Operador o el Titular pueden solicitar la eliminación anticipada en cualquier momento, sujeto a las obligaciones legales mencionadas.

12. Tratamiento de datos de Clientes Finales del Restaurante

Cuando un Operador registra a un Cliente Final en Klave (por ejemplo, en el programa de fidelización), el Operador es el Responsable principal del Tratamiento de esos datos y Klave actúa como Encargado. El Operador es responsable de contar con la autorización previa, expresa e informada de cada Cliente Final para registrar sus datos.

13. Medidas de seguridad

Klave implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, entre ellas

• Cifrado de la información en tránsito mediante HTTPS y TLS.
• Contraseñas almacenadas con hash bcrypt y sal, nunca en texto plano.
• Aislamiento de datos entre organizaciones mediante Row Level Security a nivel de base de datos.
• Control de acceso por rol (dueño, cajero, mesero, cocina).
• Registros de auditoría de operaciones críticas (creación, edición, eliminación y reversiones).
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
• Tokens de sesión con expiración.

Ningún sistema es cien por ciento invulnerable. Klave no garantiza la inviolabilidad absoluta, pero adopta el estándar razonable de la industria.

14. Menores de edad

Klave no está dirigido a menores de 18 años. Si un Operador registra datos de un menor de edad (por ejemplo, un Cliente Final en el programa de fidelización), debe contar previamente con la autorización del representante legal del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

15. Modificaciones

Klave podrá modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en esta misma dirección e indicarán la nueva fecha de actualización. El uso continuado de la plataforma o del sitio web constituye aceptación de las modificaciones.

16. Autoridad de control

En caso de incumplimiento de esta política o de la normativa de protección de datos, el Titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales, con sede principal en la Carrera 13 No. 27-00, pisos 1 y 3, Bogotá D.C. www.sic.gov.co

17. Contacto

Para cualquier consulta o trámite relacionado con esta política, estos son nuestros datos.

Correo

hola@klavepos.com

Dirección

CRA 90 #40-36, Medellín, Colombia

Teléfono

+57 305 364 0317